Elektronische Rechnungsstellung an die Hansestadt Stralsund

Unternehmen, die Lieferungen oder Leistungen für öffentliche Auftraggeberinnen und Auftraggeber des Landes Mecklenburg-Vorpommern erbringen, müssen für die Rechnungsstellung die Zentrale Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei GmbH (OZG-RE) nutzen. Ab dem 01.04.2023 besteht die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungserteilung. Unabhängig vom Auftragswert müssen Rechnungen an öffentliche Auftraggeberinnen und Auftraggeber in Mecklenburg-Vorpommern elektronisch übermittelt werden.

Was ist eine Elektronische Rechnung?

Rechnungen gelten als elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und dieses Format eine automatische sowie elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine reine Bilddatei oder ein PDF-Dokument sind keine elektronischen Rechnungen. Zur Gewährleistung der Umsetzung des elektronischen Standards wurde die XRechnung im XML-Format entwickelt, die den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht.

Wie erfolgt die Rechnungsstellung?

Die Übermittlung und der Empfang von elektronischen Rechnungen erfolgt über die zentrale Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei GmbH (OZG-RE), die in Zusammenarbeit mit dem Zweckverband elektronische Verwaltung in M-V (eGo-MV) betrieben wird.

Zunächst müssen Sie sich als Nutzerin bzw. Nutzer einmalig bei der Zentralen Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei (OZG-RE) unter https://xrechnung-bdr.de/edi/auth/login registrieren. Diese Registrierung ist für Sie kostenlos.

Im Anschluss können Sie Ihre Rechnungen an die Hansestadt Stralsund wie folgt übermitteln: 

  • per E-Mail mit Anhang (max. Größe 10 MB)
  • direktes Hochladen in der Web-Anwendung
  • Erstellung per Webformular mit anschließendem Versand
  • Versand über die PEPPOL Schnittstelle als registriertes Mitglied

Die XRechnung muss neben den umsatzsteuerrechtlichen Bestandteilen mindestens folgende Angaben beinhalten:

  • Leitweg-ID
  • Bankverbindungsdaten
  • Zahlungsbedingungen
  • E-Mail-Adresse des Rechnungsstellenden
  • Lieferantennummer und Bestellnummer, soweit vorhanden

Welche Formate für Anlagen sind zulässig?

Es besteht die Möglichkeit, rechnungsbegründende Anlagen mit der elektronischen Rechnung zu versenden. Anhänge bis 15 MB können direkt in die elektronische Rechnung integriert werden. Rechnungsbegründende Unterlagen bis max. 200 MB können in der Web-Anwendung übermittelt werden. 

Folgende Formate sind für rechnungsbegründende Anlagen zulässig:

  • PDF-Dokumente
  • Bilder (PNG, JPG)
  • Textdateien (CSV)
  • Exceldateien (XLSX)

Die Übermittlung von größeren Anlagen an die Hansestadt Stralsund ist mit dem zuständigen Fachamt abzustimmen.

Was ist eine Leitweg-ID?

Die Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID) ist eine eindeutige Kennungsnummer der öffentlichen Auftraggeberinnen bzw. Auftraggeber und ermöglicht die genaue Adressierung sowie die automatische Weiterleitung einer XRechnung. 

Bei einer Bestellung wird Ihnen zukünftig die für den Auftrag relevante Leitweg-ID mitgeteilt. Leitweg-ID´s der Hansestadt Stralsund herunterladen (PDF, 30 KB)

Rechtsgrundlagen

E-Rechnungsverordnung Mecklenburg-Vorpommern (ERechVO M-V)

Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16.04.2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen

Hilfe

Bei der OZG-RE hilft Ihnen die Bundesdruckerei weiter: